대기업 신입 생활 잘하는 팁 2 - 글쓰기

오늘은 대기업 신입 생활 잘하는 팁 2탄을 준비했습니다.

지난번 이야기에서는 어떤 태도와 마음가짐으로 신입 생활을 해야 하는지에 대해 이야기해 보았는데요. 오늘은 신입이 필요한 기본기에 대해 이야기해보려 합니다.

신입으로 입사하면 어떤 일을 맡게 될까요? 기획서를 작성하고, 상사에게 보고하고, 장비를 다루고 할 것 같지만 실제로 신입에게 기대하는 바는 크지 않습니다. 기본적인 업무를 주고 배울 수 있는 기회를 주기도 합니다. 따라서 신입 기간에 업무의 기본기만 익힌다면 앞으로 회사생활에 자신감을 얻으실 수 있으실 것입니다.

 

글쓰기

글쓰기는 업무를 진행하다 보면 정말 많이 필요한 스킬 중 하나입니다. 신입으로 들어가면 보통 보고서보다는 회의록이나 메일, 문서취합등의 업무를 진행하게 됩니다. 이때 몇 가지 팁을 알면 신입으로 기본적인 업무는 잘한다는 칭찬을 얻으실 수 있을 것입니다.

그렇다면 글을 작성할 때 가장 중요한 것은 무엇일까요?

그것은 글의 목적을 명확하게 이해하고 작성해야 한다는 것입니다. 그러면 몇 가지 신입으로 작성할 만한 사례를 볼까요?

# 회의록

회의록 글쓰기의 목적은 크게 두 가지입니다.

1. 회의의 내용을 공유하기 위함
2. 회의에서 나온 말을 기록하기 위함

이중 두 번째 회의에서 나온 말을 기록하기 위함에 대해 이해할 필요가 있습니다.

회사에서 회의시간에 나온 말을 왜 기록할까요?

일반적으로 회의는 유관부서 간 이슈사항을 정리하고 관련하여 판단을 내리기 위한 경우가 많습니다. 따라서 해당시점(시점이 중요합니다.)에 내려진 판단에 대한 기록을 통해 추후 말을 번복하는 것을 방지하고자 회의록을 작성하는 경우가 많습니다.

회의록에 작성된 내용을 바탕으로 추후 일정을 협의하거나 하는 근거로 활용될 수 있기 때문에 회의록을 상세하게 작성하는 것이 중요합니다. 회의에 참석하기 전에 회의 참석자 명단을 확인한 후 회의의 목표를 명확하게 이해하고 들어가는 것이 필요합니다. 회의의 목표를 기준으로 작성해야 할 내용과 흘려보낼 내용을 구분할 수 있기 때문이며, 중요한 내용을 강조하여 전달하는 글을 작성할 수 있습니다.

추가적으로 한 가지 팁을 드리자면 회의록을 작성할 경우 발언에 대한 책임 소재를 명확하게 하는 것이 좋습니다. 추후 다른 말이 나오지 않도록 발언 내용과 함께 발언자를 작성해 준다면 나중에 발생할 혼란을 미연에 방지할 수 있게 됩니다.

 

# 메일

메일을 작성할 때 주의할 점은 받는 이의 입장에서 왜 필요한지를 생각하고 작성하시면 좋습니다.

메일의 목적을 명확하게 전달함으로 받는 이가 어떤 행동을 해야 하는지 머리에 바로 입력할 수 있도록 작성해야 합니다.

가령 옆 부서에게 자료를 요청하는 경우 메일 제목에 요청이라는 단어와 함께 어떤 자료를 요청하는지 명시합니다. 본문에는 요청 필요한 자료, 요청 사유, 기간등을 명확하게 작성하여 전달합니다. 해당 메일을 보고 바로 자료를 찾아서 전달할 수 있도록 간단명료하게 작성해야 합니다. 메일을 통하여 한번에 의도를 전달할 수 있다면 소통에 들어가는 비용을 크게 줄일 수 있으므로 서로의 시간을 아끼는 결과를 가져올 수 있습니다. 

 

# 문장 줄이기

2013년에 방영된 미생이라는 드라마 보신 적 있으신가요?

미생에서 장백기라는 인물에게 팀의 선배가 준 미션이 하나 있었는데요.

바로 문장 줄이기입니다.

문장 줄이기란 문장을 간결하게 작성하는 방법으로 주어진 글을 업무에 필요한 문장 형태로 수정하는 작업을 말합니다.

극 중에서 장백기에게 기본기를 가르칠 때에 사용했던 방법이지요.

그럼 아래 본문을 한 번 볼까요?

<중동항로와 관련된 특이사항>
이슬람 최대 명절 중 하나인 라마단이 지난 8월 18일에 끝났습니다.
따라서 중동 항로의 거래량과 실재 적재 비율이 다시 늘어날 것으로 보입니다.
(라마단 직전의 실재 적재 비율은 95%에 육 박했습니다).
또한 중동 항로 선사협의체에서는 2012년 7월 중 컨테이너 당
300달러의 성수기 할증료를 부과할 예정이었으나 이를 유예했습니다.

먼저 이 문장에서 핵심 문장은 무엇일까요?

1. 라마단이 끝남

2. 중동항로 거래량 늘어날 것으로 예상

3. 7월 중 성수기 할증료 부과 유예(컨테이너 당 300달러)

 

이 세 가지를 이어서 붙이면 다음과 같습니다.

<중동항로 관련 이슈>
라마단이 끝남으로 인해 중동항로 거래량이 늘어날 것으로 보이며, 
7월 중 성수기 할증료 부과가 유예됨

정답은 다음과 같습니다.

중동항로 관련 이슈
라마단(2012.7.20~12.8.18) 종료에 따라 중동항로 물동량 및 소석률 회복이 예상됨. IRA가 7월 중 적용 예상이던 PSS(USD 300/TEU)를 유예함.
 

글의 의도를 파악하고, 핵심문장을 추려서 작성만 하시면 됩니다.

이때 중요한 것은 간결함을 유지하는 것이고, 이러한 간결함이 쌓여서 소중한 시간을 아낄 수 있음을 인지하고 계셔야 합니다.

그렇다면 선배들로부터 기본을 잘 배웠다는 이야기를 들을 수 있겠죠?

 

마치며

대기업 신입생활 잘하는 팁 2탄 글쓰기에 대해 준비해 보았습니다.

누구나 회사에 들어가면 신입이라는 과정을 거치게 됩니다. 이때 신입으로 어떤 기본을 갖느냐가 향후 성장의 밑거름이 됩니다.

역량은 복리로 쌓이므로 언제나 배우려는 자세로 일을 바라본다면 신입티를 벗고 어엿한 직장인으로 귀감이 될 수 있을 것입니다.

 

긴 글 읽어주셔서 감사합니다.

오늘 하루도 더 성장하겠습니다.