대기업 시간 관리 비법 업무에 적용하기 (Feat. 뽀모도로)

오늘은 대기업 시간 관리 비법을 업무에 어떻게 적용하는지에 대한 이야기를 해보려 합니다.

8시간이라는 정해진 업무 시간 동안 원하는 만큼 일을 처리하기는 쉽지 않습니다. 까딱 잘못하면 야근 폭탄에 시달릴 수 있게 되지요.

그래서 회사 내에서 어떻게 시간을 효율적으로 관리할지에 대해 설명드리고자 합니다.

그러면 따라오시죠.

 

1. 우선순위

우선순위를 선정하는 것은 어렵습니다. 부서 간 이해관계가 얽혀있기도 하고, 해야 할 일의 중요성을 선정하는 일은 쉽지 않습니다.

그렇다면 어떻게 우선순위를 정해야 할까요?

다른 포스팅에서 언급했던 아이젠하워 메트릭스를 활용하면 됩니다.

아이젠하워 메트릭스는 4개의 분면으로 우선순위를 정한다.

# 아이젠하워 메트릭스

저에게는 긴급한 문제와 중요한 문제, 두 종류의 문제가 있습니다.
긴급한 것은 중요하지 않고, 중요한 것은 절대 긴급하지 않습니다
[아이젠하워 연설에서]

미국의 34대 대통령 아이젠하워는 대학 총장의 말을 인용하여 우선순위를 2가지로 분류했습니다.

 

1. 긴급한 것

2. 중요한 것

 

따라서 위 두 가지 분류 기준에 따라서 4가지 항목이 나오게 됩니다.

 

- 긴급하고 중요한 것

긴급하고 중요한 것은 1순위로 해야 하는 일입니다. 따라서 하루의 일정을 관리할 때에 가장 먼저 처리해야 하는 업무가 됩니다.

다른 업무보다 위 업무를 최우선으로 두고 업무를 진행하는 것이 좋습니다. 직장인으로 성장할 수 있는 포인트(노하우 등)는 이곳에서 만들어진다고 해도 과언이 아닙니다. 중요한 일을 서두르지 않도록 넉넉하게 시간을 분배하되 시작부터 에너지를 소모하여 빠르게 쳐낼 필요가 있습니다.

 

- 긴급하고 중요하지 않은 것

일을 하다 보면 긴급하게 처리해야 하지만 크게 중요하지 않은 업무를 하는 경우가 많습니다.

일의 대부분을 이렇게 긴급하지만 중요하지 않은 업무를 처리하는 경우도 종종 있지요. 이런 경우 시간을 효율적으로 활용하기 위해 고민해보셔야 합니다. 

일을 위임하여 업무를 명확하게 할 필요가 있고, 일의 효율화를 위한 매뉴얼화, 프로세스화를 통해 업무에 사용되는 시간을 최소화할 필요가 있습니다. 추가적으로 자잘한 업무의 경우 시간을 정해놓고 몰아서 처리한다면 콘텍스트 스위칭에 따른 비용을 아낄 수 있습니다.

 

- 긴급하지 않고 중요한 것

긴급하지 않고 중요한 것은 길게 보고 처리해야 하는 업무를 의미합니다. 전체적인 계획에 들어가는 굵직한 업무가 이곳에 속하는 경우가 많습니다. 일을 언제까지 미룰 수 없으니 일의 기한과 담당 업무를 상세하게 작성하고, 계획적으로 처리해야 합니다.

이런 일을 할 때에는 업무를 쪼개서 계획적으로 일을 처리하시는 것이 좋습니다.

 

- 긴급하지 않고 중요하지 않은 것

긴급하지도 않고, 중요하지도 않은 것은 최대한 거르는 것이 필요합니다.

그렇다면 이런 업무를 어떻게 알 수 있을까요? 바로 성장도 되지 않고, 인정도 받을 수 없는. 그리고 내가 아닌 다른 사람이 해도 되는 업무가 이에 속합니다. 지금 당장 해야 하지도 않은 일이고 크게 티도 안나는 일이라면 채에 거르듯 거르시는 것이 좋습니다.

이런 경우 미뤄도 티가 나지 않는 경우가 많으므로 미뤄두고 중요한 업무를 처리하시는 것을 추천드립니다.

 

2. 시간 관리

시간은 상대적이라 사용하기 나름이다

업무를 진행하다 보면 어떻게 시간을 관리해야 하는지 애매한 경우가 많습니다.

업무에 들어가는 시간을 예측하기 힘들 뿐 아니라 중간에 치고 들어오는 자잘한 일들이 수없이 많기 때문에 계획한 업무 량을 처리할 수 없게 되지요. 그 결과 매일 야근하는 우리를 볼 수 있습니다.

그렇다면 이러한 시간을 관리하기 위해 어떤 방법을 사용할 수 있을까요?

 

# 뽀모도로 기법(Pomodoro Technique)

뽀모도로는 토마토 소스 파스타를 의미한다.

1980년대 후반 프란체스코 시릴로(Francesco Cirillo)가 제안한 시간 관리 방법론으로, 집중력 향상이 목적입니다.

25분을 일하고 5분을 쉬는 것을 1 뽀모도로라고 하며, 시간을 제한함으로 집중력을 높일 수 있는 장점이 있습니다. 따라서 우선순위 높은 업무에 한하여 25분간 집중해서 일할 수 있게 도와주게 되지요.

이러한 뽀모도로 기법의 가장 큰 장점은 내가 우선순위 높은 업무를 처리하는데 들어가는 시간비용을 계산할 수 있게 된다는 것입니다.예를 들어 일주일간 최우선 업무에 사용한 시간이 6 뽀모도로라고 가정해 보겠습니다. 하루 8시간 중 3시간을 오롯이 집중하여 중요업무를 처리했다는 이야기가 됩니다. 오늘 최우선 업무에 사용하는 시간은 대략적으로 6 뽀모도로라고 가정할 수 있고, 해당 시간 동안 처리하는 업무의 량을 확인한다면, 한정된 시간 내가 얼마나 업무를 처리할 수 있는지 계산할 수 있게 됩니다.이러한 계산은 업무를 예측 가능하게 만들고, 더 나아가 업무의 범위를 적절하게 선정하는데 큰 도움이 되게 됩니다. 
(결과적으로 야근을 줄일 수 있게 됩니다 :)

 

3. 마치며

대기업 회사원의 핵심인 우선순위와 관리 비법에 대해 이야기해 보았습니다. 모든 회사원은 하루 8시간의 기본 시간이 주어집니다. 해당 시간 동안 얼마나 집중하여 일을 하는지에 따라 업무 효율성이 천차만별로 벌어지게 됩니다. 더욱이 사람으로 집중하는 시간에는 한계가 있으므로 하루에 얼마나 할 수 있는지 예측할 수 있다면, 체력을 고려한 업무 처리까지 활용할 수 있게 되지요.저는 이러한 방법을 통해 매일 하던 야근을 없애고 일과 삶의 균형을 잡을 수 있게 되었습니다.여러분은 어떠신가요?일에 치여서 삶을 쫓기듯 살아가지 말고 시간을 내가 스스로 지배할 수 있었으면 좋겠습니다.

 

오늘 하루도 또 성장하겠습니다.